Chính sách bảo mật

1. Phạm vi và cơ sở pháp lý

Chính sách bảo mật này áp dụng cho toàn bộ dữ liệu cá nhân mà HQG thu thập từ khách hàng, đối tác và người dùng website hqg.vn, được xây dựng tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật An toàn thông tin mạng 2015 và Luật Giao dịch điện tử 2023.

Bằng việc cung cấp thông tin cá nhân cho HQG thông qua website, hợp đồng, form liên hệ hoặc các kênh trao đổi khác, khách hàng đồng ý với các nội dung được nêu trong chính sách này. HQG có thể cập nhật chính sách theo thời gian và sẽ thông báo các thay đổi quan trọng qua website hoặc email.

2. Dữ liệu cá nhân được thu thập

HQG thu thập các nhóm dữ liệu sau: thông tin định danh (họ tên, chức danh, đơn vị công tác), thông tin liên hệ (email, số điện thoại, địa chỉ), thông tin giao dịch (lịch sử mua hàng, thuê thiết bị, yêu cầu báo giá, thanh toán) và dữ liệu kỹ thuật liên quan đến hạ tầng khách hàng khi thực hiện khảo sát, tư vấn hoặc bảo trì.

Đối với website, HQG có thể thu thập dữ liệu hành vi duyệt web như trang đã xem, sản phẩm đã lưu, từ khoá tìm kiếm nhằm cải thiện trải nghiệm sử dụng, thông qua cookie và công nghệ lưu trữ cục bộ trên trình duyệt.

3. Mục đích xử lý dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được sử dụng nhằm: thực hiện hợp đồng mua bán, cho thuê, bảo trì đã ký kết; liên hệ tư vấn, báo giá và chăm sóc khách hàng; xuất hoá đơn và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định pháp luật; gửi thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi khi khách hàng đã đồng ý nhận thông tin; và cải thiện chất lượng dịch vụ, phân tích nhu cầu thị trường ở mức tổng hợp, không định danh cá nhân.

HQG không sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng cho mục đích ngoài phạm vi đã nêu mà không có sự đồng ý bổ sung, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu.

4. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

HQG chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân với bên thứ ba trong các trường hợp: đơn vị vận chuyển để thực hiện giao hàng; đối tác cung cấp dịch vụ thanh toán để xử lý giao dịch; hãng sản xuất hoặc nhà phân phối uỷ quyền khi cần xác thực bảo hành thiết bị; và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định pháp luật.

Mọi bên thứ ba nhận dữ liệu từ HQG đều phải cam kết bảo mật thông tin và chỉ được sử dụng dữ liệu trong phạm vi mục đích đã thoả thuận. HQG không bán hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại không liên quan.

5. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu giao dịch, hoá đơn, chứng từ được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán, thuế, hiện hành tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán. Dữ liệu liên hệ, tư vấn không phát sinh giao dịch được lưu trữ tối đa 24 tháng kể từ lần tương tác gần nhất, trừ khi khách hàng yêu cầu xoá sớm hơn.

Đối với dữ liệu kỹ thuật thu thập trong quá trình khảo sát hoặc bảo trì hệ thống khách hàng, HQG lưu trữ trong suốt thời hạn hợp đồng dịch vụ và xoá an toàn trong vòng 90 ngày sau khi hợp đồng kết thúc, trừ khi khách hàng yêu cầu lưu giữ lâu hơn để phục vụ hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

6. Biện pháp bảo vệ dữ liệu

HQG áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm mã hoá dữ liệu nhạy cảm, kiểm soát truy cập theo vai trò, tường lửa và giám sát an ninh mạng liên tục, phù hợp với hệ thống quản lý an toàn thông tin đạt chứng nhận ISO/IEC 27001:2022 mà HQG đang duy trì.

Nhân sự HQG được tiếp cận dữ liệu cá nhân của khách hàng theo nguyên tắc cần biết, ký cam kết bảo mật trong hợp đồng lao động và được đào tạo định kỳ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, khách hàng có quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, quyền truy cập để xem lại dữ liệu đang được lưu trữ, quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác, quyền yêu cầu xoá dữ liệu (trừ trường hợp pháp luật quy định phải lưu trữ), và quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cho mục đích tiếp thị.

Để thực hiện các quyền trên, khách hàng liên hệ email info@hqg.vn hoặc hotline 1900 636 106. HQG phản hồi yêu cầu trong vòng 72 giờ và xử lý theo đúng thời hạn quy định của pháp luật hiện hành.

8. Xử lý sự cố lộ, mất dữ liệu

Trong trường hợp phát hiện sự cố vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân, HQG cam kết thông báo cho Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong vòng 72 giờ theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP, đồng thời thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng và triển khai ngay các biện pháp khắc phục, ngăn chặn thiệt hại lan rộng.